Bayangkan anda menerima surat maklum balas yang ditulis dengan baik dan informatif. Bagaimana perasaan anda? Pasti senang dan puas, bukan? Surat maklum balas yang baik dapat membangun hubungan baik antara pengirim dan penerima, serta meningkatkan citra positif perusahaan atau organisasi.
Pernahkah anda merasa kesulitan ketika harus menulis surat maklum balas? Anda tidak sendirian. Banyak orang yang merasa demikian. Padahal, menulis surat maklum balas tidaklah sulit. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar surat maklum balas anda menjadi baik dan informatif.
Tujuan surat maklum balas adalah untuk memberikan tanggapan atau balasan atas surat yang diterima. Tanggapan tersebut dapat berupa ucapan terima kasih, permintaan maaf, klarifikasi, atau penjelasan. Surat maklum balas juga dapat digunakan untuk menyampaikan informasi atau menyampaikan keputusan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan agar surat maklum balas anda menjadi baik dan informatif:
- Gunakan bahasa yang formal dan sopan.
- Perhatikan struktur surat yang baik.
- Gunakan kalimat yang jelas dan ringkas.
- Hindari penggunaan kata-kata yang tidak perlu.
- Pastikan surat anda bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan.
Contoh Surat Maklum Balas
Pengertian Surat Maklum Balas
Surat maklum balas adalah surat yang berisi tanggapan atau jawaban atas surat yang diterima sebelumnya. Surat ini dapat berupa surat resmi atau surat pribadi, tergantung pada sifat surat yang diterima. Surat maklum balas biasanya berisi ucapan terima kasih, klarifikasi, atau penjelasan atas isi surat yang diterima.
Tujuan Surat Maklum Balas
Ada beberapa tujuan penulisan surat maklum balas, di antaranya:
- Sebagai bentuk apresiasi terhadap surat yang diterima.
- Memberikan klarifikasi atau penjelasan atas isi surat yang diterima.
- Menanggapi pertanyaan atau permintaan yang disampaikan dalam surat yang diterima.
- Membangun hubungan baik dengan pihak pengirim surat.
Jenis-Jenis Surat Maklum Balas
Surat maklum balas dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, di antaranya:
- Surat maklum balas resmi: Surat maklum balas yang dibuat oleh lembaga atau organisasi formal, seperti pemerintah, perusahaan, atau lembaga pendidikan.
- Surat maklum balas pribadi: Surat maklum balas yang dibuat oleh individu kepada individu lain.
- Surat maklum balas positif: Surat maklum balas yang berisi tanggapan positif terhadap surat yang diterima.
- Surat maklum balas negatif: Surat maklum balas yang berisi tanggapan negatif terhadap surat yang diterima.
Struktur Surat Maklum Balas
Surat maklum balas secara umum memiliki struktur sebagai berikut:
- Kepala surat: Kepala surat berisi logo, nama, dan alamat lembaga atau organisasi pengirim surat.
- Tanggal surat: Tanggal surat berisi tanggal pembuatan surat.
- Nomor surat: Nomor surat berisi nomor urut surat yang dikeluarkan oleh lembaga atau organisasi pengirim surat.
- Lampiran: Lampiran berisi daftar dokumen atau berkas yang disertakan dalam surat.
- Hal: Hal berisi pokok permasalahan atau topik yang dibahas dalam surat.
- Kepada Yth.: Kepada Yth. berisi nama dan jabatan penerima surat.
- Isi surat: Isi surat berisi tanggapan, klarifikasi, atau penjelasan atas isi surat yang diterima.
- Penutup: Penutup berisi ucapan terima kasih, harapan, atau doa.
- Tanda tangan: Tanda tangan berisi nama dan jabatan pengirim surat.
Bahasa Surat Maklum Balas
Bahasa yang digunakan dalam surat maklum balas harus disesuaikan dengan jenis surat dan penerima surat. Untuk surat maklum balas resmi, bahasa yang digunakan harus formal dan baku. Sedangkan untuk surat maklum balas pribadi, bahasa yang digunakan dapat lebih informal dan santai.
Contoh Surat Maklum Balas
Berikut ini adalah contoh surat maklum balas:
Surat Maklum Balas Resmi
Kepala Surat
[Logo Lembaga/Organisasi]
[Nama Lembaga/Organisasi]
[Alamat Lembaga/Organisasi]
Tanggal Surat: 10 Januari 2023
Nomor Surat: 001/BP/2023
Lampiran: 1 (satu) berkas
Hal: Tanggapan atas Surat Permohonan Bantuan
Kepada Yth.:
Bapak/Ibu Pimpinan
Yayasan Kasih Sayang
Jl. Raya Anyar No. 123
Kota Bandung
Isi Surat:
Dengan hormat,
Kami telah menerima surat permohonan bantuan Bapak/Ibu tertanggal 5 Januari 2023. Dalam surat tersebut, Bapak/Ibu mengajukan permohonan bantuan berupa dana untuk pembangunan panti asuhan.
Setelah kami telaah, kami sangat mengapresiasi niat baik Bapak/Ibu untuk membantu anak-anak yang membutuhkan. Namun, dengan berat hati kami informasikan bahwa saat ini kami belum dapat memberikan bantuan sebagaimana yang Bapak/Ibu harapkan.
Hal ini dikarenakan saat ini kami sedang fokus pada program-program prioritas lainnya. Kami berharap Bapak/Ibu dapat memahami keterbatasan kami.
Demikian surat maklum balas ini kami sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.
Penutup:
Hormat kami,
[Nama Pengirim Surat]
[Jabatan Pengirim Surat]
Surat Maklum Balas Pribadi
[Tanggal Surat]
Kepada Yth.
[Nama Penerima Surat]
Di tempat
Isi Surat:
Dengan hormat,
Terima kasih atas surat Bapak/Ibu tertanggal 5 Januari 2023. Saya sangat senang menerima kabar baik dari Bapak/Ibu.
Saya sangat mengapresiasi undangan Bapak/Ibu untuk menghadiri acara pernikahan putra Bapak/Ibu. Dengan senang hati saya akan hadir pada acara tersebut.
Saya doakan semoga acara pernikahan putra Bapak/Ibu berjalan dengan lancar dan khidmat. Semoga putra-putri Bapak/Ibu menjadi keluarga yang sakinah, mawaddah, dan warahmah.
Demikian surat maklum balas ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.
Penutup:
Hormat saya,
[Nama Pengirim Surat]
Kesimpulan
Surat maklum balas adalah surat yang berisi tanggapan atau jawaban atas surat yang diterima sebelumnya. Surat ini dapat berupa surat resmi atau surat pribadi, tergantung pada sifat surat yang diterima. Surat maklum balas biasanya berisi ucapan terima kasih, klarifikasi, atau penjelasan atas isi surat yang diterima.
FAQ
1. Apa saja jenis-jenis surat maklum balas?
- Surat maklum balas resmi
- Surat maklum balas pribadi
- Surat maklum balas positif
- Surat maklum balas negatif
2. Apa saja struktur surat maklum balas?
- Kepala surat
- Tanggal surat
- Nomor surat
- Lampiran
- Hal
- Kepada Yth.
- Isi surat
- Penutup
- Tanda tangan
3. Bagaimana bahasa yang digunakan dalam surat maklum balas?
Bahasa yang digunakan dalam surat maklum balas harus disesuaikan dengan jenis surat dan penerima surat.
4. Bagaimana contoh surat maklum balas?
Surat maklum balas dapat berupa surat resmi atau surat pribadi.
5. Apa saja tujuan penulisan surat maklum balas?
- Sebagai bentuk apresiasi terhadap surat yang diterima.
- Memberikan klarifikasi atau penjelasan atas isi surat yang diterima.
- Menanggapi pertanyaan atau permintaan yang disampaikan dalam surat yang diterima.
- Membangun hubungan baik dengan pihak pengirim surat.
